Das hat es mit der Buchführungspflicht auf sich

Wer ein Unternehmen gründet oder sich selbstständig macht, wird früher oder später auch "Buch führen". Denn laut § 238 HGB, des Handelsgesetzbuch, ist grundsätzlich jeder Kaufmann und jede Kauffrau dazu verpflichtet, Bücher zu führen und darin die Handelsgeschäfte sowie die Lage des Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Im Speziellen betrifft diese Pflicht Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG, UG) und Personenhandelsgesellschaften (z. B. KG, GmbH & Co. KG). Unternehmer:innen, deren Jahresumsatz 600.000 Euro und Jahresgewinn 60.000 Euro nicht überschreiten, sind von dieser Pflicht jedoch ausgenommen. Sie müssen lediglich eine Einnahme-Überschuss-Rechnung erstellen.

Die sogenannte Buchführung ist aber nicht zu verwechseln mit der Buchhaltung. Denn während Ersteres die geordnete Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge auf Basis von Belegen bedeutet, analysiert und dokumentiert Letztere alle angefallenen Geschäftsvorfälle einer Firma. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff "Buchführungspflicht"? Und was hat die doppelte Buchführung damit zu tun? Amazon Business klärt auf.

Die Grundlagen von ordnungsgemäßer Buchführung

Per Definition meint Buchführungspflicht oder auch Rechnungslegungspflicht die Pflicht zur doppelten Buchführung (einschließlich, dem Erstellen eines Jahresabschluss und einer Bilanz). Doppik, wie die doppelte Buchführung im Fachjargon auch genannt wird, ist die Vorgehensweise der Buchhaltung, bei der jeder Geschäftsvorfall doppelt gebucht wird – auf ein Konto und ein Gegenkonto. Die Konten haben gemeinsam, dass sie als T-Konto dargestellt werden können. Dieses T-Konto teilt jedes Konto in eine Soll- (linke Spalte) und eine Haben-Seite (rechte Spalte). Vielen dürfte hier der Begriff "Soll- und Haben-Buchung" geläufig sein. Unterteilen lassen sich die Konten in Bestandskonten (aktive und passive), in Erlöskonten und Aufwandskonten.

Klingt im ersten Moment ganz schön kompliziert. Doch das Prinzip lässt sich anhand eines Beispiels ganz leicht verdeutlichen. Zur Erinnerung: Kaufleute müssen ihren Geschäftsvorgang zweimal verbuchen. Verkauft man beispielsweise eine Flasche Wein im Wert von fünf Euro, muss man zum einen ein minus von fünf Euro bei den Weinvorräten und zum anderen ein plus von fünf Euro in der Kasse notieren. Einer der Beträge steht dabei im Soll (das plus in der Kasse) und einer im Haben (das minus im Vorrat). Allgemein lautet der Buchungssatz dabei immer "Soll an Haben". In unserem Beispiel: Kasse fünf Euro an Vorräte 5 Euro.

Erfunden wurde die Doppik übrigens vom Italiener Luca Pacioli – und zwar bereits im Jahr 1494. Seine Methode revolutionierte damals die Wirtschaftswelt – und ist heute aus der Finanzbuchhaltung nicht mehr wegzudenken.

Diese Aufgabe hat die doppelte Buchführung

Doch wozu genau alles doppelt verbuchen? Ganz einfach: Mithilfe der doppelten Buchführung können Unternehmen am Ende einer Geschäftsperiode sehen, wie viel Gewinn und Verlust sie gemacht haben. Zum Einsatz kommt hier die sogenannte Gewinn- und Verlustrechnung, kurz GuV. Wichtig wird der ermittelte Betrag vor allem für den Jahresabschluss. Diese Art der Buchführung hat aber noch einen ganz anderen Nutzen. Und zwar die doppelte Ergebnisermittlung. Das erzielte Ergebnis lässt sich nämlich einerseits durch einen Bestandsvergleich ermitteln, andererseits aber auch durch besagte Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung. Somit ist also immer die rechnerische Richtigkeit aller Buchungen sichergestellt.

Aus den verschiedenen Buchungen entsteht letztlich durch Abschluss der einzelnen Bestandskonten die Bilanz.

Einfache und doppelte Buchhaltung – das sind die Unterschiede

Wie zu Beginn bereits erwähnt, gilt nicht für jede:n Unternehmer:in die Vorschrift zur doppelten Buchführung. So sind beispielsweise auch Freiberufler:innen grundsätzlich nicht dazu verpflichtet, ihren Gewinn mittels der Doppik zu errechnen. Für sie, sowie für Unternehmer:innen, deren Jahresumsatz 600.000 Euro und Jahresgewinn 60.000 Euro nicht überschreiten, genügt die einfache Buchführung, auch Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) genannt.

Zwischen den beiden Methoden bestehen zum Teil erhebliche Unterschiede. Beispielhaft sind nachfolgende Aspekte:

• Berechnung: Während die Doppik auf dem Prinzip der Rechnungslegung basiert, also sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen verbucht werden müssen, gilt bei der EÜR das Zu- und Abflussprinzip. Betriebseinnahmen erhöhen den Gewinn nur bei Vereinnahmung; Betriebsausgaben sind dagegen nur bei Verausgabung zu erfassen.
  
• Inventur: Bei der Doppik sind Unternehmer:innen zur Inventur verpflichtet, bei der EÜR hingegen nicht.
  
• Nebenbücher: Wer eine doppelte Buchführung macht, muss sogenannte Nebenbücher führen. Zum Beispiel das Kontokorrentbuch, die Lagerbuchhaltung oder auch Lohnbuchhaltung. Bei einfacher Buchführung besteht dieser Aufwand nicht.
  
• Buchungen: Bei der doppelten Buchführung sind alle finanz- oder vermögensrelevanten Geschäftsvorfälle auf Bestandskonten und Erfolgskonten zu buchen. Bei der EÜR werden lediglich Aufwendungen und Erträge verbucht.

Übrigens: Da beispielsweise auch Land- und Forstwirte jährliche Bestandsaufnahmen erstellen, sind auch diese nach § 141 der Abgabenordnung (AO) dazu verpflichtet, regelmäßig Abschlüsse zu erstellen. In diesem Fall spricht man von der originären Buchführungspflicht.

So klappt es mit der Buchhaltung

Wer gerade gegründet hat und noch am Anfang seiner beruflichen Karriere steht, kann sich von Themen wie der Bilanzierung oder Jahresabschlüssen erst einmal erschlagen fühlen. Wichtig ist aber, – vor allem in Sachen Buchführung, die ja von ihrer Ordnungsmäßigkeit lebt – dass man sich selbst fragt, ob man dieser Aufgabe gewachsen ist. Denn während große Gewerbebetriebe auf ihre eigene Buchhaltungsabteilung mit ausgebildeten Buchhalter:innen zurückgreifen können, fühlen sich Selbstständige oft im Regen stehen gelassen. Sie müssen nun aber kein Steuerrecht studieren, ein:e Rechnungswesen-Expert:in sein oder das HGB auswendig lernen, um diese Aufgabe zu lösen. Suchen Sie sich stattdessen online eine:n Buchhalter:in, der:die Sie bei Ihrer Buchführung unterstützt. So können Sie der ordnungsgemäßen Buchführung sicher sein!

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