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Compliance: So steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen
Compliance-Richtlinien sind auch bei Einkaufsprozessen wichtig. Erfahren Sie, wie ein Compliance Management System hilft.
In den letzten Jahren sind die Worte „Compliance“, „Governance“ und „Corporate Governance“ zu richtigen Buzz-Words geworden. Deswegen haben Unternehmen teilweise sogar „Chief Compliance Officer”, „Compliance Manager“ oder „Compliance Officer“ eingestellt, Compliance-Programme ins Leben gerufen.
Diese haben sich vor allem damit beschäftigt, was „Compliance” und „Governance“ genau für sie bedeuten. Es steht für die grundlegenden Regeln der Zusammenarbeit in einer Firma. Anders ausgedrückt handelt es sich dabei um offizielle Vorgaben, an denen sich die Mitarbeiter einer Firma bei ihren täglichen Aufgaben – etwa im Einkauf – orientieren sollten. Welche Entscheidungen können sie allein treffen und was müssen sie sich von einem Vorgesetzten genehmigen lassen?
Ein gut ausgearbeitetes Compliance Management System (CMS) spart Zeit – und minimiert das finanzielle Risiko
Insbesondere die Antwort auf die zweite Frage kann in jeder Firma ganz unterschiedlich sein. Die Compliance-Richtlinien muss jedes Unternehmen für sich festlegen und dann diese Information an die Mitarbeiter:innen weitergeben. Sie sind für alle Mitarbeiter und für alle Unternehmensbereiche wichtig. Für eine Abteilung sind sie ganz besonders notwendig: die Mitarbeiter, die in der Beschaffung und im Einkauf arbeiten müssen auf täglicher Basis entscheiden, welche Artikel sie zu welchem Preis und wann bei welchem Lieferanten kaufen, um die Supply Chain aufrechtzuerhalten.
Das kann sehr schwierig sein, wenn nicht genau geklärt ist, wie weit diese Angestellten in ihren Bestell-Entscheidungen unabhängig sind und für welche Aufträge sie eine interne Erlaubnis brauchen. Denn ein Verstoß gegen die Compliance kann Geld kosten und zu Verzögerungen führen. Sie brauchen also genaue Vorgaben durch die Corporate Governance, was sie selbst entscheiden dürfen und in welchen Fällen sie ihre Vorgesetzten fragen müssen. Oftmals sind solche grundlegenden strategischen Regeln für den Einkaufsprozess zwar vorhanden – aber teilweise sind sie entweder nicht eindeutig oder nicht effektiv angelegt.
Eine bessere Organisation des Supply Chain Managements garantiert die Einhaltung der Compliance
Diese Prozesse lassen sich in vielen Fällen mit einigen wenigen Maßnahmen deutlich optimieren. Sehr hilfreich ist im E-Procurement beispielsweise der Einsatz von speziellen Tools wie einem Compliance Management System. Bei Amazon Business steht Ihnen so eine Lösung zur Verfügung. In diesem internen Kontrollsystem lässt sich festlegen, wie genau der Einkauf ablaufen kann, welcher Mitarbeiter was bestellen darf und wie groß sein Budget dafür ist. Um unterschiedliche Berechtigungen zu erteilen, können Sie verschiedene Mitarbeitergruppen anlegen. Auf diese Weise geht Compliance Management einfach und schnell.
„Bei uns müssen verschiedene Personen immer schnell und flexibel bestellen, ohne dabei über den zentralen Einkauf zu gehen. Die Möglichkeit, Personen zum Konto hinzuzufügen, ist für uns deshalb von großem Vorteil. Zur Sicherheit können jederzeit Genehmigungsprozesse einbezogen werden”
— Christian Schnöller, Geschäftsführer der AREA47
Lesen Sie das vollständige Kundenbeispiel von AREA47
Governance im automatisierten Einkauf
Bei Amazon Business können Sie außerdem bevorzugte Produkte und favorisierte Lieferanten für die elektronische Beschaffung markieren. Dadurch sehen Ihre Angestellten immer direkt, was sie optimalerweise wo und bei wem bestellen und wieviel Budget ihnen in der Beschaffung zur Verfügung steht. Darüber hinaus hilft ihnen dabei, die Corporate Governance (deutsch: Grundsätze der Unternehmensführung) einzuhalten.
Der Einkaufsprozess wird zusätzlich dadurch vereinfacht, dass Mitarbeitende sich mithilfe eines sogenannten Single Sign-On einloggen können. Das bedeutet, sie nutzen dieselben Zugangsdaten, um sich für ihren Firmenaccount generell und beim Compliance Management System anzumelden.
Anhand dieser Vorteile sehen Sie, dass sich ein Compliance Management System lohnt. Es optimiert den Einkaufsprozess in jedem Unternehmen, gibt den Mitarbeiter:innen mehr Sicherheit bei der Beschaffung, hilft ihnen bei der Einhaltung aller Regeln, minimiert ihr Risiko – und macht sie und all ihre Genehmigungsprozesse damit auch effektiver. Zudem hat es auch eine Auswirkung auf das gesamte Unternehmen und seiner Akteure, denn es fördert die digitale Transformation in Ihrer Firma.
