Dank des papierlosen Büros Zeit und Geld sparen

Im Schnitt verbraucht jede:r Deutsche jährlich rund 244 Kilogramm Papier. Bei der Herstellung werden jedoch nicht nur kostbare Ressourcen wie Holz, Wasser und Energie verbraucht, sondern auch CO2 freigesetzt. Das hat wiederum verheerende Folgen für unsere Umwelt. Warum also nicht auf Papier verzichten und künftig komplett digital arbeiten? Laut einer Studie des Druckerherstellers KYOCERA aus dem Jahr 2019 arbeiten gerade einmal vier Prozent der Angestellten in deutschen Büros komplett papierlos. Dabei bringt die Umstellung auf rein digitales Arbeiten nicht nur eine enorme Kosteneinsparung mit sich, sie spart zudem Zeit – und kann langfristig sogar die Work-Life-Balance verbessern.

Die richtige Vorbereitung ist das A und O

Dass das papierlose Büro in Ihrem Unternehmen ein Erfolg und von den Mitarbeiter:innen angenommen wird, hängt von der Planung und der Vorbereitung ab. Unser Tipp ist, Ihre Mitarbeiter:innen bei diesem Prozess frühzeitig an Bord zu holen, gemeinsam zu analysieren, was der IST-Zustand ist und diesen dem SOLL-Zustand gegenüberzustellen. Dadurch ist für alle der Weg in die digitale Arbeitswelt gleichermaßen geebnet. Bedenken Sie jedoch: Der Schritt zum papierlosen Büro ist keine sofortige Komplettabschaffung, sondern vielmehr ein Prozess, der sich in mehreren Phasen über einen gewissen Zeitraum zieht. Vorbereitung ist hierbei das A und O. Amazon Business nennt Ihnen deswegen einige wichtige Punkte, die Sie bei der Digitalisierung beachten sollten.

1. Mit dem passenden System klappt die digitale Transformation

Ein papierloses Büro funktioniert nicht ohne passende Software-Lösung. Mittlerweile gibt es zahlreiche Möglichkeiten für die digitale Buchhaltung, unzählige E-Mail-Programme, Alternativen für To-Do-Listen auf Papier und Cloud-Dienste. Gängige Systeme sind hier beispielsweise Dropbox, Google Drive oder OneDrive. Ein erster Schritt sollte daher die Auswahl der künftigen Tools sein. Aber Obacht: Gerade bei Buchhaltungssystemen sollten Sie beachten, dass die Software GoBD-konform ist, also den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entspricht. Was das genau bedeutet und wie Sie auch Ihre Rechnungen künftig digital erstellen, versenden und ablegen können, erfahren Sie in unserem Beitrag zum Thema E-Rechnungen.

2. Datenschutz und Co. im papierarmen Büro

Selbstverständlich müssen beim Arbeiten in einem papierlosen Büro auch rechtliche Fragen geklärt werden. Was muss in Sachen Datenschutz beachtet werden? Wer hat Zugriff auf welche Dokumente? Und, ganz wichtig, wie schützt man die Unterlagen vor Diebstahl, beziehungsweise Hacker-Angriffen? IT-Sicherheit ist ein wichtiges Thema und sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. All Ihre Mitarbeiter:innen sollten deswegen eine DSGVO-Schulung (kurz für Datenschutz-Grundverordnung) ablegen. Zudem ist es ratsam, DSGVO-Beauftragte in der Firma zu haben. Diese geben den Kolleg:innen regelmäßig Updates und halten sie über die neuesten Regelungen auf dem Laufenden. Wenn Sie sich unsicher sind, was Sie hinsichtlich des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen beachten müssen, können Sie auch IT-Unternehmen mit dem nötigen Know-how zu Rate ziehen.

3. So Archivieren Sie richtig

Bevor es an die Umsetzung geht, müssen zuerst alle haptischen Dokumente per Software in elektronische Dokumente umgewandelt und abgelegt werden. Einige Dokumente können Sie jedoch auch scannen und als PDF-Datei abspeichern. Überlegen Sie sich für die Archivierung ein schlüssiges Ordnersystem, mit dem Sie auch nach Jahren noch arbeiten können. Manche Unternehmen schwören hier auf die 7-Ordner-Struktur. Deren Ziel ist es, maximal sieben Ordner auf jeder Hierarchiestufe anzulegen und maximal drei Stufen nach unten zu gehen. Anders gesagt: Man sollte mit nur drei Klicks zu benötigten Dateien gelangen. Doch nur weil diese Struktur empfohlen wird, heißt das nicht, dass sie für jede Firma funktioniert. Gerade große Unternehmen mit umfangreichen Projekten könnten hier schnell an ihre Grenzen stoßen.

Ganz klar: Die Umstellung birgt gewisse Nachteile

Das passende System zum Dokumentenmanagement finden, alte Prozesse neu denken, Arbeitnehmer:innen schulen und dann auch noch alle Dokumente digitalisieren – das klingt ganz schön anstrengend. Fakt ist: Sich digitaler aufzustellen, geht mit einem gewissen Aufwand einher. Darüber sollte sich Unternehmer:innen im Klaren sein. Hinzu kommen außerdem noch die Kosten für die neuen digitalen Lösungen, sprich Software, Tools und ein Cloud-System. Obwohl man also eigentlich Geld sparen möchte, gibt man anfangs erstmal eine Menge aus.

Doch jede Medaille hat bekanntlich zwei Seiten und Sie werden feststellen, dass die positiven Aspekte in diesem Fall überwiegen. Ein großer Vorteil ist, dass Sie langfristig Geld sparen. Angefangen bei den Kosten für das Papier selbst über Druckkosten bis hin zum Versand von beispielsweise Briefen. Zudem können Sie sich künftig die Anschaffung von Ordnern und Aktenschränken schenken, da Dokumente einfach digital ableget werden können. Sind die Aktenschränke erstmal weg, schaffen Sie zusätzlich auch noch mehr Raum am Arbeitsplatz. Vielleicht der richtige Zeitpunkt, um eine neue Kaffeeküche oder einen Pausenraum für die Angestellten einzurichten?

Das papierlose Büro: Vorteile der digitalen Arbeitswelt

Das Arbeiten in einem rein digitalen Büro bringt aber auch mehr Effizienz mit sich. Ihre Mitarbeiter:innen müssen sich nicht mehr durch zig Ablagen und ungeordnete Papierstapel wühlen. Wenn alles an einem zentralen Ort abgelegt wird, können alle Arbeitnehmer:innen schnell und vor allem von überall darauf zugreifen. Mobiles Arbeiten aus dem Homeoffice wird dadurch vereinfacht. Wir erwähnten zu Beginn Auswirkungen auf die Work-Life-Balance: Was hat papierloses Arbeiten denn damit zu tun? Im Zuge der Digitalisierung und papierlosen Büros wird oft von "New Work" gesprochen. Ein Begriff, den der Sozialphilosoph Frithjof Bergmann in den Siebzigerjahren eingeführt hat. Gemeint sind damit verschiedene, meist alternative Arbeitsmodelle und -formen. Bergmann skizziert damit, dass Menschen genug Raum bekommen müssen, um sich zu entfalten, und dafür gerade bei der Arbeit gewisse Handlungsfreiheiten vonnöten sind. Das würde sich letztlich positiv auf die Work-Life-Balance auswirken.

Zu guter Letzt, aber nicht minder wichtig, kommt die Tatsache, dass durch das Arbeiten mit Papier auch einige Gesundheitsrisiken entstehen können. Stichwort Laserdrucker und Kopierer. Beide setzen giftige Tonerpartikel und Tonerstaub frei, die in die Raumluft abgegeben werden. Und natürlich geht das Arbeiten mit Papier auf Kosten der Umwelt. Wussten Sie beispielsweise, dass zur Herstellung von einem Blatt Papier zehn Liter Wasser benötigt werden? Es gibt kaum Argumente, die gegen papierlose Büros sprechen. Und dank zahlreicher Lösungen werden auch Sie für Ihr Unternehmen die passende digitale Technologie finden. Wenn Sie noch mehr Denkanstöße und Hilfestellungen benötigen, dann schauen Sie doch einmal auf Amazon Business vorbei. Hier erfahren Sie beispielsweise, wie Sie Amazon Business-Rechnungen – mit und ohne Umsatzsteuer – verwalten oder wie Sie Einkaufsprozesse  im Unternehmen dank Digitalisierung und Automatisierung noch effizienter gestalten.

_Referenzen:

_{https://kyocera.blog/studie_papierloses_buero/}

_{https://utopia.de/galerien/wasserfussabdruck/#7}